Einen Guide für die Firmengruppe in Prag buchen

Was zu tun ist, wenn Sie für die Firma einen Guide in Prag brauchen

Die E-Mail kommt fast immer dienstagnachmittags. Der Wortlaut wechselt, die Substanz nie: „Wir sind zweiundzwanzig Leute, Donnerstag ab fünfzehn Uhr haben wir frei — könntest du da mal etwas organisieren?" Geschrieben hat sie die Geschäftsführung. Gelesen hat sie jemand im Sekretariat, im Office Management, in der Assistenz. Jemand, der noch nie in Prag war, keinen Guide kennt und bis Donnerstag zweiundzwanzig Menschen unterhalten muss.

Dieser Text ist für diese Person geschrieben. Nicht für den Reisenden, der sich auf einen schönen Nachmittag freut, sondern für die, die ihn verantwortet. Ich führe seit 1986 durch Prag und habe in diesen Jahren mit sehr vielen solcher Personen telefoniert — meist zu spät, meist unter Zeitdruck, fast immer freundlich und leicht verzweifelt. Was ich hier aufgeschrieben habe, ist das, was ich ihnen am Telefon erkläre.

Drei Zahlen, bevor Sie irgendjemanden anschreiben

Der häufigste Grund, warum eine Anfrage tagelang hin- und hergeht, ist nicht Unfreundlichkeit auf einer der beiden Seiten. Es ist, dass die Anfrage drei Angaben nicht enthält, ohne die kein Guide antworten kann. Besorgen Sie sich diese drei Zahlen, bevor Sie die erste Mail schreiben — es kostet Sie zehn Minuten und spart Ihnen zwei Tage.

• Wie viele Personen — verbindlich. Nicht „so um die zwanzig". Der Unterschied zwischen achtzehn und sechsundzwanzig Personen ist organisatorisch erheblich, wie Sie gleich sehen werden.
• Welches Zeitfenster — mit Anfang und Ende. „Donnerstagnachmittag" ist kein Zeitfenster. „Donnerstag, 15:00 bis 18:30, danach Abendessen um 19:30" ist eines. Der Guide plant die Route rückwärts vom Abendessen.
• Welche Sprachen — und wie viele davon gleichzeitig. Eine deutschsprachige Gruppe mit drei englischsprachigen Gästen aus der Tochtergesellschaft ist kein Detail, sondern eine Entscheidung über das gesamte Format.

Wenn Sie diese drei Angaben haben und sonst nichts, können Sie bereits anfragen. Alles Weitere — Route, Treffpunkt, Eintritte — ist Gegenstand des Gesprächs und muss nicht vorher feststehen. Es ist ausdrücklich nicht Ihre Aufgabe, ein Programm zu entwerfen. Das ist meine.

Die Gruppengröße entscheidet fast alles

Dies ist der Punkt, den ich am häufigsten erklären muss, und der Punkt, an dem die meisten Firmenprogramme scheitern. Eine Stadtführung skaliert nicht linear. Eine Gruppe von zwölf Personen und eine Gruppe von vierzig Personen sind nicht dieselbe Veranstaltung in zwei Größen — es sind zwei grundverschiedene Veranstaltungen.

Der Grund ist banal und liegt auf der Straße: Prags Altstadt besteht aus mittelalterlichen Gassen, die drei Meter breit sind, und durch diese Gassen strömen an einem Sommernachmittag Zehntausende Menschen. Eine Gruppe, die zu groß ist, hört nichts, steht im Weg und verliert unterwegs Leute. Das ist keine Frage des guten Willens, sondern der Akustik und der Physik.

Zur Funkführungsanlage

Jeder Gast bekommt einen kleinen Empfänger mit Ohrhörer, der Guide trägt ein Mikrofon. Der Effekt ist sofort spürbar: Ich spreche in normaler Lautstärke, die Gruppe darf sich verteilen, jeder hört jedes Wort — auch der, der gerade zehn Meter weiter ein Foto macht. Gleichzeitig ist es die rücksichtsvollere Variante gegenüber der Stadt. Zwanzig Menschen, denen jemand über den Altstädter Ring hinweg etwas zuruft, sind für alle anderen eine Zumutung.

Guides vermieten diese Anlagen in der Regel selbst oder haben einen Verleiher. Fragen Sie in Ihrer Anfrage ausdrücklich danach; es ist ein separater Posten und gehört ins Angebot.

Wenn die Gruppe geteilt werden muss

Ab etwa sechsundzwanzig Personen ist eine Teilung sinnvoll, ab vierzig praktisch unvermeidlich. Das bedeutet: zwei Guides, zwei Gruppen, zwei Routen — und zwar möglichst gegenläufige. Zwei Gruppen, die dieselbe Route im selben Takt gehen, stehen sich den ganzen Nachmittag im Weg und treffen sich vor jedem Eingang wieder. Ein erfahrener Guide plant das gespiegelt: Die eine Gruppe beginnt an der Burg und endet in der Altstadt, die andere umgekehrt. Am Ende treffen sich beide am Restaurant.

Praktisch heißt das für Sie: Sie brauchen jemanden, der für beide Gruppen spricht. Fragen Sie den Guide, ob er Kolleginnen und Kollegen in der nötigen Sprache hinzuzieht und die Koordination übernimmt. Zwei separat gebuchte Guides ohne Absprache untereinander sind die schlechteste aller Varianten.

Was in Ihre erste E-Mail gehört

Sie können diesen Abschnitt als Vorlage verwenden. Eine Anfrage, die diese sechs Punkte enthält, bekommt in der Regel binnen eines Tages ein belastbares Angebot zurück — statt einer Rückfrage.

Der fünfte Punkt ist der, den fast niemand nennt und der fast immer entscheidend ist. Eine Gruppe, die seit acht Uhr morgens in einem fensterlosen Konferenzraum sitzt, braucht etwas anderes als eine Gruppe, die eben aus dem Flugzeug gestiegen ist. Erschöpfte Menschen wollen frische Luft, kurze Wege und eine Bank. Ich plane für solche Gruppen zwei Sitzpausen ein und lasse die Burg weg. Das weiß ich aber nur, wenn Sie es mir sagen.

Was im Angebot getrennt ausgewiesen sein muss

Ein Angebot, das aus einer einzigen Zahl besteht, ist kein Angebot. Es ist eine Hausnummer. Bestehen Sie auf einer Aufschlüsselung — nicht aus Misstrauen, sondern weil Sie diese Aufschlüsselung intern ohnehin brauchen werden, spätestens wenn jemand aus dem Controlling fragt.

• Honorar des Guides — meist pro angefangener Stunde oder als Halb-/Ganztagessatz. Fragen Sie, ab wann eine Überziehung berechnet wird.
• Eintritte — praktisch nie im Honorar enthalten. Für Prager Burg, Jüdisches Museum, Klementinum und ähnliche Häuser gibt es Gruppentarife, die aber eine Voranmeldung voraussetzen. Klären Sie, wer bucht und wer auslegt.
• Funkführungsanlage — Tagesmiete, meist pro Gerät.
• Transfer — falls Sie einen brauchen. Dazu gleich mehr.
• Stornofrist und Staffelung — bis wann kostenfrei, danach welcher Anteil. Diese Zeile ist für Sie die wichtigste im ganzen Dokument.

Der Bus ist keine Kleinigkeit

Wenn jemand vorschlägt, „den Bus einfach an der Karlsbrücke halten zu lassen", widersprechen Sie. Die Prager Altstadt ist weitgehend verkehrsberuhigt, für Reisebusse gelten eigene Regelungen, und die zugelassenen Halte- und Ausstiegspunkte sind begrenzt und nicht immer dort, wo man sie gern hätte. Ein ortskundiger Busunternehmer weiß das; ein Guide weiß es auch. Planen Sie den Fußweg vom Ausstieg zum ersten Programmpunkt ausdrücklich mit ein — bei dreißig Personen dauert allein das Aussteigen und Sammeln zehn Minuten.

Die fünf Fehler, die ich am häufigsten sehe

Keiner davon ist dramatisch. Alle fünf sind vermeidbar, und alle fünf kosten die Gruppe einen Teil des Nachmittags.

1. Das Programm wird an einen vollen Tag angehängt

Konferenz bis siebzehn Uhr, Stadtführung ab siebzehn Uhr dreißig, Abendessen um zwanzig Uhr. Auf dem Papier geht das auf. In der Realität sind die Teilnehmer nach acht Stunden Sitzung nicht mehr aufnahmefähig, und die schönste Führung prallt an ihnen ab. Wenn Sie die Wahl haben: Legen Sie das Programm auf den Vormittag oder auf einen freien Halbtag. Wenn Sie die Wahl nicht haben, sagen Sie es dem Guide — dann wird es eine kürzere, langsamere, leichtere Führung, und das ist völlig in Ordnung.

2. Der Treffpunkt ist zu klein oder zu unklar

„Wir treffen uns an der Astronomischen Uhr" klingt eindeutig und ist es nicht. Zur vollen Stunde stehen dort mehrere hundert Menschen. Ein tauglicher Treffpunkt für eine Firmengruppe ist großflächig, eindeutig benannt und idealerweise die Hotellobby — denn dort sind alle ohnehin schon. Bei jedem anderen Treffpunkt verlieren Sie regelmäßig zwei oder drei Personen und fünfzehn Minuten.

3. Nach Mobilität wird nicht gefragt

In jeder Gruppe ab zwanzig Personen ist statistisch jemand dabei, der die Treppen zur Burg nicht gehen kann, nicht vierzig Minuten am Stück stehen mag oder schlicht nicht darüber sprechen möchte. Fragen Sie es vorab anonym ab — eine Zeile in der internen Anmeldung genügt. Ein Guide, der es rechtzeitig weiß, legt die Route anders und niemand muss es vor versammelter Mannschaft ansprechen. Ein Guide, der es um Viertel nach drei auf halber Treppe erfährt, kann nichts mehr tun.

4. Es gibt keinen Regenplan

Prag im Oktober ist wunderbar und häufig nass. Fragen Sie bei der Buchung, was bei Dauerregen passiert. Es gibt gute Antworten darauf — Klementinum, Jüdisches Viertel, Gemeindehaus, Innenräume der Burg, Passagen —, aber die meisten davon setzen eine Voranmeldung voraus und lassen sich nicht spontan einschieben. Ein Guide, der Ihnen vorab eine Schlechtwettervariante benennt, hat schon einmal daran gedacht.

5. Gebucht wird über drei Ecken

Der Concierge kennt eine Agentur, die Agentur kennt einen Vermittler, der Vermittler beauftragt am Vorabend irgendeinen verfügbaren Guide. Das funktioniert manchmal. Aber Sie wissen bis zum Vortag nicht, wer kommt, Sie können Ihre Gruppe vorher nicht besprechen, und die Person, die am Treffpunkt steht, hat Ihre sorgfältig formulierte Mail nie gelesen. Schreiben Sie den Guide direkt an. Ich habe dazu einen eigenen Text geschrieben: wie man den richtigen Stadtführer für Prag findet.

Die beste Vorbereitung, die eine Organisatorin treffen kann, ist nicht die perfekte Route. Es ist der eine Satz über die Gruppe, den sonst niemand sagt. — Aus vierzig Jahren Stadtführungen

Rechnung, IČO und die Frage nach der Umsatzsteuer

Der unglamouröse Teil, an dem Sie hängen bleiben werden, wenn Sie ihn nicht vorher klären. Die meisten Prager Guides arbeiten als selbstständige Gewerbetreibende — auf Tschechisch OSVČ, eingetragen im živnostenský rejstřík, dem tschechischen Gewerberegister. Sie stellen eine reguläre Rechnung (faktura) mit Firmenanschrift und Identifikationsnummer (IČO) aus. Für Ihre Buchhaltung ist das unproblematisch.

Drei Dinge, die Sie vor der Buchung fragen sollten, damit es später keine Rückfragen gibt:

• Umsatzsteuer. Fragen Sie, ob der Guide umsatzsteuerpflichtig ist (plátce DPH) und ob eine Steuernummer (DIČ) auf der Rechnung steht. Nicht jeder Guide ist es — das ist völlig legal, ändert aber, wie Ihre Buchhaltung den Beleg verarbeitet. Klären Sie es lieber vorher mit der eigenen Buchhaltung als nachher.
• Währung und Zahlungsweg. Rechnungen lauten üblicherweise auf tschechische Kronen. Fragen Sie, ob auch in Euro fakturiert werden kann und ob eine Überweisung auf ein Konto mit IBAN möglich ist.
• Anzahlung und Zahlungsziel. Bei größeren Gruppen ist eine Anzahlung üblich, besonders wenn der Guide Gruppeneintritte vorstreckt. Ein Zahlungsziel von vierzehn oder dreißig Tagen nach der Führung lässt sich meist vereinbaren — fragen Sie danach, wenn Ihre interne Freigabe länger dauert.

Und lassen Sie sich die Stornobedingungen schriftlich geben. Nicht weil ich damit rechne, dass Sie stornieren, sondern weil Firmenprogramme sich verschieben, und Sie dann diejenige sind, die erklären muss, warum.

Welches Programm zu welchem Anlass passt

Der Anlass bestimmt den Ton stärker als das Thema. Dieselbe Route durch die Altstadt ist für einen Betriebsausflug etwas anderes als für einen Kundenbesuch. Vier Konstellationen, die ich regelmäßig begleite:

• Rahmenprogramm zur Tagung. Kurz, nah am Hotel, nicht zu anspruchsvoll. Zweieinhalb Stunden Altstadt und Karlsbrücke, mit Sitzpause. Das Ziel ist Luft und Tapetenwechsel, nicht Bildung.
• Betriebsausflug oder Teamtag. Hier darf es länger und eigenwilliger sein. Höfe, Passagen, Orte abseits der Hauptroute — Dinge, über die man abends noch spricht. Meine Tour durch das versteckte Prag funktioniert für solche Gruppen besonders gut.
• Kundenbesuch oder Delegation. Repräsentativ, ruhig, mit Substanz. Prager Burg und Veitsdom am Vormittag, wenn es noch leer ist. Kleine Gruppen, keine Hektik, gutes Mittagessen danach.
• Jubiläum oder Führungskreis. Ein thematischer roter Faden trägt hier weiter als eine Aufzählung von Sehenswürdigkeiten. Die Václav-Havel-Tour — Dissens, Samtene Revolution, der Weg vom Gefängnis auf die Burg — kommt bei Führungskräften erfahrungsgemäß sehr gut an, weil sie von Verantwortung handelt und nicht von Architektur.

Wenn nichts davon passt, ist das kein Problem. Eine individuell zusammengestellte Tour ist für Firmengruppen ohnehin der Normalfall — wir besprechen vorab, worauf es ankommt, und ich schicke Ihnen einen Routenvorschlag, den Sie intern herumzeigen können.

Wann Sie spätestens buchen müssen

Die ehrliche Antwort lautet: früher, als Sie denken, und meistens früher, als Ihre Geschäftsführung Ihnen Bescheid gibt. Prag ist eine der meistbesuchten Städte Europas, und gute Guides in deutscher Sprache sind an den einschlägigen Terminen Monate im Voraus vergeben.

Ein Hinweis, den man leicht übersieht: Wenn Ihre Firma zu einer Messe oder einem Kongress nach Prag reist, sind Sie nicht die Einzigen. An solchen Terminen ist die gesamte Stadt ausgebucht — Hotels, Restaurants, Busse und Guides gleichermaßen. Buchen Sie den Guide am besten zusammen mit dem Hotel, nicht danach.

Zum Schluss

Ich habe in vierzig Jahren sehr viele Firmengruppen durch diese Stadt geführt — Vorstände, Handwerksbetriebe, Ingenieurbüros, ganze Abteilungen auf dem Weg zum Abendessen. Was die gelungenen von den mittelmäßigen unterscheidet, ist selten das Budget und fast nie die Route. Es ist, ob die Person, die das Programm organisiert hat, dem Guide vorher gesagt hat, wer da eigentlich kommt.

Also: Schreiben Sie den einen Satz dazu. „Die Gruppe sitzt seit Montag in Workshops und ist müde." „Zwei Personen gehen schlecht." „Der Chef hat Prag schon dreimal gesehen, die anderen noch nie." Dieser Satz ist mehr wert als jede Detailplanung, die Sie am Dienstagabend noch zusammenstellen.

Und wenn Sie gerade genau diese Mail vor sich haben und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen — schreiben Sie mir einfach die drei Zahlen. Den Rest machen wir gemeinsam.